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Last updated on 4. Dez. 2023
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1
Setzen Sie sich klare Ziele und Agenden
2
Wählen Sie das richtige Format und die richtigen Einstellungen
3
Ermutigen Sie zur Teilnahme und zum Feedback
4
Aufzeichnen und Nachverfolgen
5
Lernen und verbessern
6
Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten
Kommunikation ist eine wichtige Fähigkeit für jeden Projektleiter, insbesondere in der Ära der Remote-Arbeit und verteilter Teams. Zoom ist eine der beliebtesten und vielseitigsten Plattformen für Online-Meetings, Webinare und Zusammenarbeit. Doch wie kann man mit Zoom die Kommunikation im Projektmanagement verbessern? Hier sind einige Tipps und Best Practices, um das Beste aus diesem Tool herauszuholen.
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1 Setzen Sie sich klare Ziele und Agenden
Bevor Sie ein Zoom-Meeting starten, sollten Sie ein klares Ziel und eine klar definierte Agenda haben. Dies wird Ihnen helfen, das Meeting fokussiert, produktiv und ansprechend zu halten. Sie sollten Ihren Teammitgliedern auch die Ziele und die Agenda im Voraus mitteilen, damit sie sich vorbereiten und effektiv beitragen können. Sie können die Planungs- und Einladungsfunktionen von Zoom verwenden, um die Meeting-Details und Erinnerungen zu teilen.
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I always start by defining clear goals and agendas for Zoom meetings. This provides focus and ensures that everyone is on the same page. As a project management expert, clarity in communication is paramount, and setting expectations upfront helps in achieving productive outcomes.
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2 Wählen Sie das richtige Format und die richtigen Einstellungen
Zoom bietet verschiedene Optionen zum Hosten und Beitreten zu Meetings, z. B. Video, Audio, Chat, Bildschirmfreigabe und Breakout-Räume. Sie sollten das Format und die Einstellungen wählen, die Ihren Kommunikationszielen und -präferenzen entsprechen. Wenn Sie beispielsweise eine Brainstorming-Sitzung abhalten möchten, können Sie Video- und Breakout-Räume verwenden, um Interaktion und Kreativität zu fördern. Wenn Sie einen Bericht oder eine Präsentation freigeben möchten, können Sie die Bildschirmfreigabe und den Chat verwenden, um visuelle Elemente und Feedback bereitzustellen.
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Selecting the appropriate meeting format and settings is crucial. Whether it's a brainstorming session or a status update, tailoring settings enhances collaboration. As a project manager, understanding the nuances of Zoom ensures that the platform complements the specific communication needs of the project.
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3 Ermutigen Sie zur Teilnahme und zum Feedback
Eine der Herausforderungen der Online-Kommunikation besteht darin, Engagement und Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten. Sie sollten die Funktionen und Techniken von Zoom nutzen, um die Teilnahme und das Feedback Ihrer Teammitglieder zu fördern. Sie können z. B. Abstimmungen, Umfragen, Reaktionen und Anmerkungen verwenden, um Meinungen und Antworten einzuholen. Sie können auch die Funktionen "Hand heben", "Stummschalten" und "Stummschaltung aufheben" verwenden, um die Sprechreihenfolge zu verwalten und Unterbrechungen zu vermeiden. Sie sollten auch die Beiträge und Fragen Ihrer Teammitglieder anerkennen und wertschätzen.
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Active participation fosters engagement. I encourage team members to contribute ideas and provide feedback during Zoom meetings. This inclusive approach not only enriches discussions but also empowers the team. As a project management expert, creating a participatory environment enhances communication and decision-making.
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4 Aufzeichnen und Nachverfolgen
Ein weiterer Vorteil von Zoom besteht darin, dass Sie Ihre Meetings aufzeichnen und speichern können, um sie später zu referenzieren und zu überprüfen. Dies kann Ihnen helfen, die wichtigsten Punkte, Entscheidungen und Aktionspunkte aus Ihrer Kommunikation zu dokumentieren. Sie können die Aufzeichnung auch für Ihre Teammitglieder oder andere Beteiligte freigeben, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten. Sie sollten sich auch nach der Besprechung mit Ihren Teammitgliedern in Verbindung setzen, um etwaige Zweifel auszuräumen, Feedback zu geben und den Fortschritt zu überwachen.
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Recording meetings is a valuable practice. It allows absent team members to catch up and serves as a reference. After each Zoom session, I send a follow-up email summarizing key points and action items. This ensures that everyone remains informed, promoting accountability and alignment in project goals.
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5 Lernen und verbessern
Zoom ist eine leistungsstarke und flexible Plattform für die Kommunikation, erfordert aber auch etwas Lernen und Anpassung. Sie sollten immer versuchen, Ihre Zoom-Fähigkeiten und -Etikette sowie Ihre Projektführungsfähigkeiten zu verbessern. Sie können die Berichte und Analysen von Zoom verwenden, um die Effektivität und Zufriedenheit Ihrer Meetings zu bewerten. Sie können auch Ihre Teammitglieder und andere Teilnehmer um Feedback bitten, um die Stärken und Schwächen Ihrer Kommunikation zu identifizieren.
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Zoom analytics provide insights into meeting effectiveness. I regularly review these analytics to gauge engagement and identify areas for improvement. Continuous learning and refinement of meeting strategies contribute to more efficient and impactful communication. As a project manager, leveraging data-driven insights optimizes future Zoom interactions.
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6 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten
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Consider accessibility. Ensure that all team members are comfortable with Zoom features. Additionally, explore integration with project management tools. Seamlessly connecting Zoom with project workflows streamlines communication. Lastly, periodically assess team bandwidth. Zoom fatigue is real, and being mindful of team capacity ensures that meetings remain focused and productive.
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Nicht hilfreichGefällt mir Gefällt mir Applaus Unterstütze ich Wunderbar Inspirierend Lustig 4 - Naomi C. Linked In Top Project Management Voice | Senior IT Project Management Consultant/ Criya Featured Expert | Impact Summit 2023 Speaker |Published Author | PMI LIMC Alumni | PMI LI MAG Alumni | Latina In Computing
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In my experience as a project leader; consider these three things when using Zoom. Schedule brief 30 minute meetings; lengthy meeting cause fatigue. Be outcome focused; make it fun and informative; brief agenda, share some stories and focus on outcome. Stakeholder engagement is key; Zoom rooms can allow teams to bond, share key ideas and come back together to report out. In addition, Zoom recordings can also make it helpful for team members to stay informed if they can’t attend.
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